長時間労働の改善（タスク管理）について

長時間労働を改善するためには、まず長時間労働が生じている根本的な原因を追究し、その解消や改善をめざして計画をたてる必要があります。これを行うにあたっては上司と相談しつつ業務分担について話し合う必要も出てきます。割り当てられたタスクを効率よくこなすために、ご本人でのタスク管理は非常に重要です。会社の業種や、ご本人の職位、職種、労働環境によって長時間労働の改善方法は様々ですが、一般的な改善策として次の点に注意すると良いとされています。

タスクを箇条書きにする

例えば、担当業務が多すぎる場合には、まずタスクを箇条書きにして列挙し、上司と相談しながら優先すべきタスクを選び、現実的な達成目標を立て直すこと、行うべき具体的な作業まで想定して実施計画を立てることを考えていきます。業務上の課題を書き出してリストにすることをお勧めします。ご本人が多彩なタスクを俯瞰することで、締切日順に整理したり優先順位を検討したりするうえで役立ちます。また、多くの課題を記憶しておかなくてはならないという心理的な負担が軽くなります。タスクが達成されたら、それを消し込む作業をすることで不安感が和らぎます。スケジュールを立てるときに、余裕をもって計画をすること、この時必要に応じてダミーの予定を入れておくなど、余裕を持たせておくのも助けになります。

新たなタスクや仕事を引き受けないようにする

ご本人にとって気を付けて頂きたいこととして、新たに長時間労働の原因になりそうなタスクや仕事を引き受けないようにすることが大切です。これをご本人から上司や同僚に上手く伝えるのは難しいかもしれませんが、長時間労働を避けるためには今以上の業務負担を増やさないことが大切です。例えば、新たな仕事を頼まれた場合には、自分が取り掛かっている業務が出来なくなる可能性を伝えること、新たな仕事を担当しても納期までには達成できないことをはっきりと告げること、どうしても担当しなければならない場合には納期を伸ばしてもらうよう交渉することなどが必要です。

業務分担を相談する

業務分担について、上司とともに相談しながら、その他の業務は免除してもらい別の担当者を選任してもらうことなどを、進めていくとよいでしょう。

会議やミーティングを調整する

出席しなければならない会議が多い場合には、事前に関係者に意見を述べたり、委任状を提出したりしていくつか欠席することを検討するのも必要です。

相談できる人を増やし支援を提案する

同僚、上司、家族に対して急ぎの業務が多いことを伝えておき、支援が必要なことを提案しておきます。 また、職場内での産業保健スタッフをはじめとして、友人や家族を含めて相談しやすい人を確保するようにしておきます。ご本人の悩みや感情を言葉で表現してつたえることができれば、思考過程が整理され現状を客観視しやすくなります。仕事に没頭しすぎる傾向がある方は、仕事以外にも視野を広げた思考をするようにしましょう。

関連ページ